7 خطوات لإدارة التوريدات العامة بنجاح وتقليل التكاليف.
التوريدات العامة هي شريان الحياة لأعمالك
لانها هي التي تحافظ على استمرارية العمليات ونجاحها.
بدايةً من مواد البناء اللازمة لتشييد المباني، إلى المعدات الطبية الضرورية لإنقاذ الأرواح، وصولًا إلى المواد الغذائية التي تُغذي المجتمع، تلعب التوريدات العامة دورًا حيويًا في مختلف القطاعات.
ما هي التوريدات العامة؟
ببساطة، التوريدات العامة هي عملية الحصول على المنتجات أو الخدمات التي تحتاجها أي منشأة، سواء كانت شركة، مؤسسة حكومية، مستشفى، فندقًا، أو حتى منزلًا، من مصادر خارجية (الموردين). وتشمل هذه العملية مجموعة من الخطوات المترابطة، من تحديد الاحتياجات، إلى البحث عن الموردين، و التفاوض على الأسعار، و صولًا إلى استلام المنتجات و التأكد من جودتها.
أهمية التوريدات العامة:
تتمثل أهمية التوريدات العامة في:
- ضمان استمرارية الأعمال: بتوفير المنتجات و الخدمات اللازمة في الوقت المناسب و بالكميات المطلوبة، مما يضمن سلاسة سير العمل و تجنب التأخير أو التوقف.
- تحسين الكفاءة: من خلال الحصول على أفضل المنتجات بأفضل الأسعار و الجودة، مما يُساهم في تحسين أداء المنشأة و زيادة إنتاجيتها.
- تقليل التكاليف: من خلال التفاوض مع الموردين و الحصول على خصومات، و اختيار أنسب وسائل الشحن و التخزين، مما يُساهم في خفض التكاليف الإجمالية.
- تعزيز الجودة: من خلال اختيار موردين موثوقين يلتزمون بمعايير الجودة العالية، مما يضمن الحصول على منتجات و خدمات ممتازة تُلبي احتياجات المنشأة.
- دعم الاقتصاد المحلي: من خلال التعامل مع الموردين المحليين، مما يُساهم في تنمية الاقتصاد و خلق فرص عمل.
- تعزيز الابتكار: من خلال الحصول على أحدث المنتجات و التقنيات من مختلف أنحاء العالم، مما يُساهم في تطوير المنشأة و مواكبة التطورات في السوق.
- تحسين صورة الشركة: من خلال الالتزام بمبادئ الأخلاق و الشفافية في جميع تعاملاتها مع الموردين، مما يعزز من سمعة الشركة و يُرسخ ثقة العملاء و الشركاء.
أنواع التوريدات العامة:
تتنوع التوريدات العامة لتشمل مختلف المنتجات والخدمات، منها:
- توريد مواد البناء: أسمنت، حديد، طوب، خشب، أدوات صحية، دهانات، وغيرها.
- توريد المعدات الثقيلة: حفارات، لودرات، شاحنات، رافعات، وغيرها.
- توريد الأجهزة الكهربائية: ثلاجات، غسالات، مكيفات، أفران، وغيرها.
- توريد الأثاث المكتبي: مكاتب، كراسي، خزائن، أرفف، وغيرها.
- توريد المستلزمات الطبية: أدوية، معدات طبية، مستلزمات طبية مستهلكة، وغيرها.
- توريد المواد الغذائية: خضروات و فواكه طازجة، لحوم و دواجن طازجة، ألبان و أجبان، معلبات، وغيرها.
- توريد أجهزة الحاسب الآلي واللاب توب: أجهزة حاسب آلي مكتبية و محمولة من أفضل العلامات التجارية.
- توريد أجهزة التكييف: مكيفات سبليت و شباك و مركزي بمختلف السعات و الطرازات.
- توريد ماكينات الطباعة والتصوير: طابعات و ناسخات بمواصفات مختلفة.
- توريد جميع الأدوات المكتبية: أقلام، دفاتر، ملفات، و جميع المستلزمات المكتبية.
- توريد جميع أدوات النظافة: منظفات، معقمات، أدوات تنظيف، و جميع مستلزمات النظافة.
- توريد مستلزمات البوفيه: شاي، قهوة، سكر، أكواب، و جميع مستلزمات البوفيه.
- توريد مواتير المياه: مواتير مياه بمختلف السعات و الأنواع.
- توريد ترولي خدمة: عربات خدمة بمختلف الأحجام و الأشكال.
- عقود صيانة: للحاسبات، اللاب توب، السيرفرات، ماكينات الطباعة، الفاكسات، التكييفات، السيارات، المصاعد، و السلالم المتحركة.
8 خطوات لنجاح عملية التوريد:
لنجاح أي عملية توريدات عمومية، لابد من مراعاة القيام بمجموعة من الخطوات المترابطة، منها:
- تحديد الاحتياجات: تحديد نوع و كمية و مواصفات المنتجات أو الخدمات التي تحتاجها المنشأة، مع مراعاة الجودة و الميزانية و الجدول الزمني.
- البحث عن الموردين: البحث عن موردين موثوقين و مقارنة عروض الأسعار و الجودة و الشروط، و التأكد من سمعة المورد و خبرته في السوق.
- التفاوض على الأسعار والشروط: التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الأسعار و الشروط و ضمانات الجودة و خدمات ما بعد البيع.
- إصدار أمر الشراء: إصدار أمر شراء رسمي للمورد يتضمن جميع التفاصيل المتعلقة بالطلبية، مثل نوع و كمية المنتجات، السعر، شروط الدفع، و موعد التسليم.
- استلام المنتجات: استلام المنتجات والتأكد من مطابقتها للمواصفات و الجودة المطلوبة، وإجراء الفحوصات اللازمة للتأكد من سلامتها وصلاحيتها.
- دفع المستحقات: دفع المستحقات للمورد وفقًا للشروط المتفق عليها في عقد الشراء.
- متابعة أداء المورد: تقييم أداء المورد بناءً على معايير محددة، مثل الجودة، الالتزام بالمواعيد: و سرعة التسليم، و جودة التعبئة و التغليف، و كفاءة خدمة العملاء.
- التأكد من امتلاك الشركة للتراخيص و الشهادات اللازمة: وأنها تلتزم بجميع القوانين و اللوائح المتعلقة بالتوريدات العامة.
يُعدّ التعامل مع شركة توريدات عامة موثوقة وذات خبرة، مثل شركة مصر للاستثمار، أحد أهم العوامل التي تضمن نجاح عمليات التوريد و تحقيق أهداف المنشأة.
التوريدات العامة في مصر:
يُعدّ سوق التوريدات العامة في مصر سوقًا كبيرًا و متنوعًا، و يشهد نموًا مستمرًا. و توجد العديد من شركات التوريدات العامة في مصر التي تقدم خدمات مختلفة في مختلف القطاعات. و تلعب هذه الشركات دورًا حيويًا في تلبية احتياجات الشركات و المؤسسات الحكومية و الأفراد.
أمثلة واقعية على أهمية التوريدات العامة:
- في قطاع البناء و التشييد: تعتمد شركات المقاولات على التوريدات العامة للحصول على مواد البناء و المعدات الثقيلة اللازمة لإنجاز مشاريعها. و أي تأخير في توريد هذه المواد قد يؤدي إلى تأخير المشروع و تكبد خسائر مالية كبيرة.
- في القطاع الصحي: تعتمد المستشفيات و العيادات الطبية على التوريدات العامة للحصول على الأدوية و المعدات و المستلزمات الطبية اللازمة لتقديم الرعاية الصحية للمرضى. و أي نقص في هذه المستلزمات قد يعرض صحة المرضى للخطر.
- في قطاع التعليم: تعتمد المدارس و الجامعات على التوريدات العامة للحصول على الكتب و الأدوات المدرسية و الأثاث و المعدات التعليمية. و أي نقص في هذه المستلزمات قد يؤثر على جودة التعليم.
- في قطاع الضيافة: تعتمد الفنادق و المطاعم على التوريدات العامة للحصول على المواد الغذائية و المشروبات و مستلزمات النظافة و الأثاث و المعدات. و أي نقص في هذه المستلزمات قد يؤثر على جودة الخدمات المقدمة للنزلاء.
اللوجستيات في التوريدات العامة:
تُعدّ اللوجستيات جزءًا أساسيًا من عملية التوريدات العامة، فهي تشمل جميع الأنشطة المتعلقة بنقل و تخزين و توزيع المنتجات من المورد إلى العميل. و تشمل الخدمات اللوجستية:
- النقل: نقل المنتجات من المورد إلى العميل باستخدام وسائل النقل المناسبة، مثل الشاحنات و السفن و الطائرات.
- التخزين: تخزين المنتجات في مستودعات آمنة و مجهزة بما يضمن الحفاظ عليها من التلف.
- التوزيع: توزيع المنتجات على العملاء في الوقت و المكان المناسبين.
- التعبئة و التغليف: تعبئة و تغليف المنتجات بطريقة آمنة و فعالة لضمان وصولها إلى العميل في حالة جيدة.
- التخليص الجمركي: إتمام إجراءات التخليص الجمركي للمنتجات المستوردة.
- تتبع ال shipments: تتبع حركة ال shipments من المورد إلى العميل و توفير معلومات محدثة عن موقعها و حالتها.
التكنولوجيا في التوريدات العامة:
تلعب التكنولوجيا دورًا متزايد الأهمية في تحسين كفاءة و فعالية عمليات التوريد العامة. و من أهم التقنيات المستخدمة في هذا المجال:
- أنظمة إدارة المخزون: تساعد هذه الأنظمة في تتبع مستويات المخزون و التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية و إدارة طلبات الشراء.
- أنظمة تتبع ال shipments: تساعد هذه الأنظمة في تتبع حركة ال shipments من المورد إلى العميل و توفير معلومات محدثة عن موقعها و حالتها.
- التجارة الإلكترونية: تُسهل التجارة الإلكترونية عملية الشراء والبيع عبر الإنترنت، وتُوفر العديد من الفرص للوصول إلى موردين جدد و منتجات مبتكرة.
- تحليل البيانات: يمكن استخدام تحليل البيانات لفهم أنماط الشراء و التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية و تحسين كفاءة عمليات التوريد.
إدارة المخاطر في التوريدات العامة:
تواجه شركات التوريدات العامة العديد من المخاطر، منها:
- مخاطر سلسلة التوريد: مثل تأخر تسليم ال shipments، تلف المنتجات أثناء النقل، و تقلبات أسعار المنتجات.
- مخاطر الجودة: مثل عدم مطابقة المنتجات للمواصفات المطلوبة، و وجود عيوب في المنتجات.
- مخاطر الامتثال: مثل عدم الامتثال للقوانين و اللوائح المتعلقة بالتوريدات العامة.
و يمكن التعامل مع هذه المخاطر من خلال:
- التخطيط الجيد لعمليات التوريد: و تحديد المخاطر المحتملة و وضع خطط للتعامل معها.
- اختيار موردين موثوقين: و التأكد من قدرتهم على تلبية الاحتياجات في الوقت المناسب و بجودة عالية.
- التأمين على المنتجات المشحونة: ضد مخاطر التلف و الفقدان.
- التنوع في مصادر التوريد: لتقليل الاعتماد على مورد واحد.
- مراقبة جودة المنتجات: و إجراء الفحوصات اللازمة للتأكد من مطابقتها للمواصفات.
- الامتثال للقوانين و اللوائح: و التأكد من أن جميع العمليات تتوافق مع القوانين و اللوائح المعمول بها.
الملخص:
تُعدّ التوريدات العامة عملية حيوية وضرورية لنجاح أي منشأة، بغض النظر عن حجمها أو مجال عملها.
ومن خلال فهم أهمية التوريدات العامة، وخطواتها، وأنواعها، والتحديات التي تواجهها، يمكن للشركات والمؤسسات اتخاذ قرارات أفضل في هذا المجال، وضمان الحصول على المنتجات والخدمات التي تحتاجها بأفضل سعر وجودة.
اختر شركة خبيرة لإدارة التوريدات .. اختار مصر للاستثمار… الأفضل بشهادة آلاف العملاء.